Comunicaciones Interdepartamentales

Comunicaciones Interdepartamentales


Este módulo permite controlar el traslado de documentos y petición de informes tanto en papel como de forma electrónica entre unidades administrativas, pudiendo convivir ambos en un mismo expediente. Contempla la gestión de minutas y de envío a notificaciones.

Comunicación interna entre unidades


Se trata de un módulo que ofrece solución a los habituales problemas que surgen en las comunicaciones internas dentro de una Administración, como son las constancias de envío y recepción de comunicaciones y documentos (fecha y hora, departamento o usuario remitente y destinatario…), evitando con ello extravíos y mejorando el control y seguimiento de las comunicaciones entre las distintas áreas administrativas.
Permite pasar a una administración interna sin papel, con inmediatez, posibilitando una implementación progresiva de los procesos normalizados.
Puede funcionar de forma independiente o vinculada con otros módulos de la plataforma (como el Registro Electrónico o el Gestor de Tareas), así como con otros aplicativos externos a través de los servicios web (WS) de los que dispone.

Funcionalidades

Envío de correos electrónicos

Se puede configurar la posibilidad de enviar correos electrónicos de aviso a todos o a algunos de los miembros de la unidad administrativa a la que se dirige la comunicación interdepartamental.

Petición de informes

Se trata de una herramienta de gran utilidad para la petición interna de informes a otra unidad administrativa, posibilitando de este modo la eliminación de los oficios de remisión.

Ventajas 

  • Eliminación del extravío de los documentos durante su circulación.
  • Facilidad en el acceso a la información contenida en los documentos a través de los diferentes métodos de búsqueda.
  • Facilidad en la comunicación entre departamentos, acortando distancia y tiempo.
  • Optimización del espacio físico al tratarse de documentos electrónicos.
  • Facilidad en el envío de los mismos, al tratarse de un medio sumamente rápido, casi instantáneo.
  • Reducción del coste de operación con los mismos a la hora de consultarlos, distribuirlos, etc.
  • Rapidez en el envío al permitir la simultaneidad.

Características

  • Digitalización segura de documentos.
  • Adjuntar un documento digital desde nuestro equipo.
  • Adjuntar un documento firmado en la Bandeja de Firmas.
  • Indicar que la comunicación va acompañada de documentación en papel.
  • Llevar a cabo el seguimiento, visualizar por fecha y hora, así como las unidades y registros en su caso por los que ha pasado una comunicación concreta.
  • Obtener justificante por cada comunicación enviada; se genera un acuse de recibo de puesta a disposición de la comunicación.
  • Trabajar con resultados reales para la práctica eliminación de papel, lo que significa un ahorro económico más que notable para la organización.
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