Comunicaciones Interdepartamentales
Este módulo permite controlar el traslado de documentos y petición de informes tanto en papel como de forma electrónica entre unidades administrativas, pudiendo convivir ambos en un mismo expediente. Contempla la gestión de minutas y de envío a notificaciones.
Comunicación interna entre unidades
Se trata de un módulo que ofrece solución a los habituales problemas que surgen en las comunicaciones internas dentro de una Administración, como son las constancias de envío y recepción de comunicaciones y documentos (fecha y hora, departamento o usuario remitente y destinatario…), evitando con ello extravíos y mejorando el control y seguimiento de las comunicaciones entre las distintas áreas administrativas.
Permite pasar a una administración interna sin papel, con inmediatez, posibilitando una implementación progresiva de los procesos normalizados.
Puede funcionar de forma independiente o vinculada con otros módulos de la plataforma (como el Registro Electrónico o el Gestor de Tareas), así como con otros aplicativos externos a través de los servicios web (WS) de los que dispone.
Permite pasar a una administración interna sin papel, con inmediatez, posibilitando una implementación progresiva de los procesos normalizados.
Puede funcionar de forma independiente o vinculada con otros módulos de la plataforma (como el Registro Electrónico o el Gestor de Tareas), así como con otros aplicativos externos a través de los servicios web (WS) de los que dispone.
Funcionalidades
Envío de correos electrónicos
Se puede configurar la posibilidad de enviar correos electrónicos de aviso a todos o a algunos de los miembros de la unidad administrativa a la que se dirige la comunicación interdepartamental.
Petición de informes
Se trata de una herramienta de gran utilidad para la petición interna de informes a otra unidad administrativa, posibilitando de este modo la eliminación de los oficios de remisión.
Ventajas
- Eliminación del extravío de los documentos durante su circulación.
- Facilidad en el acceso a la información contenida en los documentos a través de los diferentes métodos de búsqueda.
- Facilidad en la comunicación entre departamentos, acortando distancia y tiempo.
- Optimización del espacio físico al tratarse de documentos electrónicos.
- Facilidad en el envío de los mismos, al tratarse de un medio sumamente rápido, casi instantáneo.
- Reducción del coste de operación con los mismos a la hora de consultarlos, distribuirlos, etc.
- Rapidez en el envío al permitir la simultaneidad.
Características
- Digitalización segura de documentos.
- Adjuntar un documento digital desde nuestro equipo.
- Adjuntar un documento firmado en la Bandeja de Firmas.
- Indicar que la comunicación va acompañada de documentación en papel.
- Llevar a cabo el seguimiento, visualizar por fecha y hora, así como las unidades y registros en su caso por los que ha pasado una comunicación concreta.
- Obtener justificante por cada comunicación enviada; se genera un acuse de recibo de puesta a disposición de la comunicación.
- Trabajar con resultados reales para la práctica eliminación de papel, lo que significa un ahorro económico más que notable para la organización.